Centros

Antes de empezar

Un centro es una cuenta de organización dentro de Alchely: agrupa a varios profesionales, tiene quien lo administra y tiene pacientes que son del centro, no de quien los atienda este mes. Puede ser un Centro de terapia (terapeutas que atienden a pacientes) o un Centro de formación (formadores que trabajan con alumnos). El tipo cambia las palabras que usa Alchely, no cómo funciona.

Cada persona del centro tiene uno o dos roles:

• Los centros forman parte del plan Plus: cada miembro ocupa un asiento, y el asiento lleva Plus incluido.
• Una cuenta pertenece como mucho a un centro.
• Una cuenta que solo administra nunca se ofrece como terapeuta de un paciente, ni aparece en las listas para reasignar.
• Si trabajas por tu cuenta y no perteneces a ningún centro, nada de esta guía te afecta: no verás menú de centro ni preguntas sobre de quién es un paciente.

Dar de alta el centro

Por ahora el alta de centros es por invitación. Escríbenos a hello@alchely.com y te enviamos un enlace para registrar el centro. Sin ese enlace, la pantalla de alta muestra «Crear un centro requiere una invitación».

1. Abre el enlace. Te lleva a Crear un centro.
2. Primero el centro: Nombre del centro y A qué se dedica el centro (Centro de terapia o Centro de formación). Los datos fiscales pueden esperar.
3. Después tu cuenta: nombre, apellidos, email y contraseña.
4. Marca También atiendo a pacientes en este centro si vas a atender (en un centro de formación: También doy formación a alumnos en este centro). Si no lo marcas, tu cuenta solo administra y nunca se te podrá asignar un paciente.
5. Crear centro. Recibes un correo de verificación y, si quieres, activas ya la verificación en dos pasos escaneando el código QR con tu app de autenticación.

Datos del centro y logo

Centro → Resumen → Datos del centro

Solo el nombre es obligatorio. Lo demás lo rellenas cuando lo tengas: razón social, NIF/CIF, dirección, email y teléfono de contacto y zona horaria.

Logo

Subir logo acepta PNG, JPG o WebP de hasta 5 MB; mejor con fondo transparente. Sale en los correos que reciben los pacientes del centro: citas y recordatorios de Agendar, cobros y avisos del portal. Los pacientes propios de cada terapeuta siguen recibiendo los correos de Alchely.

Además, el perfil público de cada miembro activo indica «Forma parte de [centro]».

Invitar al equipo

Centro → Terapeutas → Invitar (en un centro de formación, Formadores)

1. Escribe la dirección de email de la persona.
2. Elige qué podrá hacer: Atender pacientes en este centro, Administrar el centro, o las dos.
3. Enviar invitación. Le llega un correo con el enlace para unirse.

Cómo es una invitación

• Solo sirve para esa dirección. Si otra cuenta abre el enlace, se rechaza.
• Se usa una vez y caduca a los catorce días.
• El enlace queda a la vista en la lista, con Copiar enlace, por si el correo rebota o acaba en spam: puedes mandarlo tú.
• Revocar la anula. No hay botón de reenviar: si hace falta otra, revocas e invitas de nuevo, y sale un enlace nuevo.

La lista muestra el estado de cada una: Pendiente, Aceptada, Revocada o Caducada.

Asientos

Encima de la lista ves «X de Y asientos ocupados». Un centro empieza con diez asientos. Cada miembro ocupa uno, y cada invitación pendiente también, para que el último asiento no se prometa dos veces. Si no quedan libres, revoca una invitación pendiente o escríbenos para ampliar el centro.

Al unirse, la cuenta pasa a Plus, cubierto por su asiento. Alchely guarda el plan que tenía para devolvérselo si sale del centro.

Unirse a un centro

Esto es para quien recibe la invitación. El enlace abre una página que dice qué centro te invita y a qué dirección se envió, enmascarada (así, un enlace reenviado no revela ningún email completo).

• Sin cuenta en Alchely: Crear una cuenta para unirme. Te registras desde ahí y entras directamente dentro del centro.
• Con cuenta: Ya tengo cuenta, entras con la dirección invitada y pulsas Unirme a [centro].

Al entrar recibes una bienvenida con las herramientas que el centro te ha activado, en lugar de la configuración de una consulta individual. En Perfil → Centro ves tu rol en el centro y, si administras, el acceso a la administración.

Roles de cada persona

Centro → Terapeutas → Cambiar roles

Cambia lo que alguien hace en el centro sin sacarle ni volver a invitarle: sigue con su asiento, su plan y sus pacientes. Tres límites protegen al centro:

• El centro necesita al menos un administrador: nombra a otro antes de quitar el último.
• No puedes quitarte tu propio rol de administrador; tiene que hacerlo otro administrador.
• Quien deja de atender y aún tiene pacientes del centro los traspasa antes. Alchely te lleva a la pantalla «[nombre] deja de atender pacientes», donde eliges a quién pasa cada uno, y después Traspasar y dejar de atender. Para dejar de atender hay que tener también el rol de administrador; si no, lo que corresponde es sacarle del centro.

Pacientes del centro o propios

Dentro de un centro, cada terapeuta puede tener dos tipos de paciente. Al crear un paciente, el formulario pregunta ¿De quién es este paciente?:

Las listas de pacientes muestran la etiqueta Centro o Personal en cada uno.

• Parejas: la pregunta es ¿De quién es esta pareja?, y los dos miembros tienen que ser del centro o los dos personales.
• Grupos: un grupo es del centro cuando lo son todos sus miembros. No se pueden mezclar pacientes del centro y personales en el mismo grupo.

Traer al centro pacientes de antes

Perfil → Centro → Personas que trajiste contigo

Quien llega a un centro con pacientes de antes los conserva como personales, porque consintieron contigo, no con el centro. Pasar a uno al centro cambia quién puede ver sus datos, así que se hace de uno en uno y lo decide su propio terapeuta, que es la persona en quien confía.

1. Explícale al paciente qué supone que su expediente pase a ser del centro.
2. Si está de acuerdo, pulsa Ha aceptado junto a su nombre. Queda registrado, con su versión del consentimiento.
3. Si está en un grupo, el grupo entra entero: cuando todos hayan aceptado, Han aceptado todas: traer al grupo.

Pacientes del centro y reasignaciones

Centro → Pacientes (en un centro de formación, Alumnos)

La lista de todos los pacientes del centro, con su terapeuta, el número de sesiones y la fecha de la última sesión. Se filtra por paciente y por terapeuta. No aparece nada clínico: ni notas, ni diagnósticos, ni datos de contacto.

Reasignar un paciente

1. Reasignar junto al paciente.
2. Elige el nuevo terapeuta. Solo aparecen profesionales que atienden en el centro.
3. Escribe un motivo si quieres (opcional) y confirma.

Con el paciente se mueven, en un solo paso, sus sesiones, citas, plan terapéutico, constelaciones y genogramas. Lo que no se mueve son sus cobros: el dinero ya pedido sigue siendo de quien lo emitió.

• Una persona que se atiende en pareja o en grupo no se reasigna sola: la pareja o el grupo se mueve entero, con todos sus miembros.
• Cada reasignación queda registrada con quién la hizo, de quién a quién y el motivo. El registro se conserva aunque después se borre alguna de las cuentas.
• En los informes, las sesiones de antes siguen contando para quien las hizo.

Agenda y coberturas

Centro → Agenda

Las citas de los pacientes del centro, de todos los terapeutas, filtradas por fechas (Desde / Hasta) y por terapeuta. Cada cita muestra cuándo, quién y su estado (Programada, Realizada o Cancelada). No muestra el enlace de la videollamada ni el título de la sesión.

Cubrir una cita

Si alguien falta, Mover → Dar esta cita a otra persona. Solo se mueve esa cita: el paciente sigue con su terapeuta. Es una cobertura, no una reasignación; para cambiar de terapeuta a un paciente, usa Reasignar.

Si el profesional elegido ya tiene algo a esa hora, se rechaza en lugar de reservarse dos veces. Una cita cancelada no ocupa el hueco.

Informes

Centro → Informes

Cómo va el trabajo y cómo se reparte. Por defecto muestran los últimos treinta días; cambias las fechas con el mismo filtro que la agenda, filtras por terapeuta y agrupas por día, mes o año.

• Totales arriba: terapeutas en activo, sesiones, pacientes nuevos y cobrado.
• Gráficas: sesiones, pacientes (personas atendidas y pacientes que llegan al centro) y pagos, con su desglose por estado.
• Por terapeuta: sesiones de cada uno, y el detalle en tabla con Ver los datos en una tabla. Quien ya no está en el centro aparece como «Ya no está en el centro».

Solo hay recuentos y totales: no se nombra a ningún paciente. Tras una reasignación, cada sesión cuenta para quien tenía al paciente en ese momento. Si el centro tiene desactivada la herramienta de Pagos, los informes no muestran dinero.

Cobros del centro

Centro → Pagos. Esta pestaña aparece solo si el centro tiene activada la herramienta Pagos.

Arriba, Cómo cobra el centro: los pacientes del centro se cobran con esta configuración y en la cuenta de Stripe del centro.

1. Conecta la cuenta de Stripe del centro con el mismo flujo que usa un terapeuta. Al volver, la pantalla es la del centro. Mientras no esté conectada no se pueden enviar enlaces de pago a los pacientes del centro, y nunca se desvían a la cuenta personal de un terapeuta.
2. Pon, si quieres, un concepto por defecto y un importe por defecto. Se proponen al crear un cobro de un paciente del centro.
3. Decide si se envían recordatorios de pago a los pacientes del centro.

Debajo, la lista de cobros de todo el centro: paciente, terapeuta, importe, vencimiento y estado. No se muestra el concepto que escribió cada terapeuta, porque suele describir el trabajo.

Los pacientes propios de cada terapeuta siguen en su propia cuenta y con su configuración. Cómo lo vive el terapeuta al cobrar está en la guía de Pagos.

Herramientas del centro

Centro → Herramientas

Aquí decides qué herramientas tiene el equipo, con Activar y Desactivar. Junto a cada una ves cuántas personas la usan.

• Las activadas las tiene todo terapeuta del centro, y ellos no pueden quitarlas ni adoptar las desactivadas.
• Por defecto, todas están activadas: un centro que nunca ha abierto esta pantalla no ha quitado nada.
• Desactivar no borra nada. Al volver a activarla, cada cual queda como estaba.
• En el catálogo de cada terapeuta, la herramienta aparece como «Activada por tu centro» o «Desactivada por tu centro», para que sepa a quién preguntar.
• Las adopciones que alguien tenía antes de entrar se guardan para cuando salga del centro.

Bibliotecas del centro

Tres cosas se pueden compartir con todo el equipo:

Todo el equipo las ve y las usa en sesión, y las meditaciones se pueden compartir con los pacientes. Lo de la biblioteca del centro no se publica fuera de él. Una escena del centro no se vincula a ningún paciente: no incluyas en ella datos que lo identifiquen. Más detalle en las guías de Constelación y Meditación.

Sacar a alguien del centro

Centro → Terapeutas → Sacar del centro

Si esa persona atiende pacientes del centro, antes hay que reasignarlos. La pantalla «Sacar a [nombre] del centro» los lista separados en pacientes individuales, parejas y grupos:

1. Elige a qué profesional pasa cada uno, o usa Asignar todo a para dárselos todos a la misma persona.
2. Las parejas y los grupos se traspasan enteros. Si algún miembro todavía no es del centro, esa pareja o grupo no se puede traspasar hasta que su terapeuta lo traiga.
3. Añade un motivo si quieres y confirma con Reasignar y sacar del centro. Se comprueba todo antes de mover a nadie.

Al salir, su asiento queda libre y, si su plan Plus venía del centro, vuelve al plan que tenía antes. Su cuenta sigue existiendo, con sus pacientes personales, y puedes invitarle otra vez más adelante.

Nadie puede sacarse a sí mismo del centro. Y si esa persona tiene pacientes del centro y no hay otro profesional que pueda recibirlos, invita antes a alguien.

Centros de formación

Si el centro es de formación, Alchely habla de formadores y alumnos en todas sus pantallas, también para quien había elegido otra palabra en su consulta. El menú del centro cambia en consecuencia: Formadores, Alumnos y una pestaña más, Cursos.

Cursos

Centro → Cursos → Crear curso: nombre, fechas de inicio y fin, y estado (Planificado, En curso, Finalizado o Cancelado). La lista muestra cuántos alumnos tiene cada uno. Un curso con alumnos no se puede eliminar: cámbialos de curso o márcalo como finalizado.

Curso y año académico de cada alumno

Cada alumno se matricula desde su ficha, en el apartado Formación: su curso y su año académico, que se muestra como 2025/26 y se elige entre el curso actual y los diez siguientes. Los dos se pueden usar como filtro en la lista de alumnos de cada formador y en la del centro.

En un centro de formación la herramienta de Pagos empieza desactivada; se activa desde Herramientas si el centro la necesita.

Qué ve la administración, y qué no

Las pantallas del centro se construyeron con una lista cerrada de lo que pueden mostrar. No es un ajuste: no hay manera de ampliarla.

• Los pacientes personales de cada terapeuta no aparecen en ninguna pantalla del centro.
• Un centro no ve nada de otro: pedir algo de otro centro responde como si no existiera.
• Los roles se comprueban en cada petición: retirar a un administrador surte efecto en su siguiente clic.

Resolución de problemas