Pagos

Alchely no emite facturas

Léelo antes que nada, porque cambia cómo usas la herramienta.

Pagos lleva la cuenta de quién te debe qué: registra el importe, te avisa de lo que sigue sin cobrar, se lo recuerda al paciente por ti y —si conectas Stripe— le ofrece un enlace para pagarte. Nada de eso es una factura.

Un registro de pago no lleva número, ni NIF, ni desglose de IVA, ni PDF. No es un descuido: un sistema que emite documentos numerados es un sistema informático de facturación según la Ley 11/2021 y el RD 1007/2023 (Verifactu), con lo que eso obliga — registro encadenado e inalterable, huella, código QR, facturas rectificativas. Alchely no entra ahí, a propósito.

Antes de empezar

Pagos es una herramienta del marketplace. Para activarla necesitas una suscripción Plus y adoptarla desde Marketplace → Pagos → Adoptar.

Al adoptarla aparece Pagos en el menú lateral. Mientras no la adoptes, tus pacientes tampoco ven la sección de pagos en su portal: la decisión de gestionar los cobros aquí es tuya, y el portal la refleja. No hay que rellenar ningún dato fiscal previo.

Conectar Stripe (cobro online)

Pagos → ⚙ Ajustes → Cobros online con Stripe

Opcional. Sin Stripe, Pagos funciona entero: registras el cobro, lo envías, se mandan los recordatorios y lo marcas como cobrado a mano cuando llegue la transferencia o el efectivo.

1. Conectar con Stripe te lleva a Stripe.
2. Entra con tu cuenta o crea una. Es tu cuenta, no una de Alchely.
3. Al volver verás el nombre de tu cuenta y un botón para desconectar.

De quién es el dinero

El enlace de pago se crea sobre tu cuenta de Stripe. El dinero va de tu paciente a ti, directamente.

• Alchely no cobra comisión por esto.
• Alchely no toca el dinero en ningún momento, ni puede moverlo.
• Alchely no ve el número de tarjeta. Eso pasa entre tu paciente y Stripe.
• Stripe te cobrará su comisión habitual. Esa relación es tuya con Stripe.

Si desconectas desde el panel de Stripe en vez de desde Alchely, Alchely se entera igual y borra el enlace. Solo se guarda el identificador de tu cuenta (acct_…), que no se muestra en ninguna pantalla ni se puede cambiar a mano.

Registrar un cobro

Dos caminos: Pagos → Nuevo pago, eligiendo paciente; o desde una sesión, Registrar pago, que ya viene con el paciente puesto.

Un cobro es siempre de una persona. Una pareja o un grupo no tienen cobros propios: lo que debe cada miembro se registra a su nombre, como paciente individual.

Rellenas los conceptos (descripción, cantidad, precio) y guardas. Queda en borrador: solo tú lo ves. Cuando esté listo, Enviar al paciente, eligiendo la fecha de envío y si quieres incluir enlace de pago de Stripe.

Al enviarlo, el paciente recibe un aviso con el importe y un enlace a su portal, por correo, por WhatsApp o por los dos (ver Email, WhatsApp o los dos). No se le adjunta ningún documento, porque no hay ninguno que adjuntar.

Línea por defecto

Si casi siempre cobras lo mismo —«Sesión de terapia», 50 €— no hace falta escribirlo cada vez. En Pagos → Configuración → Línea por defecto guardas el concepto, el importe, o solo uno de los dos: son independientes. Para quitarlo, deja los campos vacíos y guarda.

Estados de un cobro

Los conceptos solo se editan en borrador. Una vez enviado, cambiar el importe sin avisar no es una corrección: es otra petición. Si te equivocaste, anúlalo y crea otro.

El campo «Nº de tu factura» es la excepción: se puede rellenar en cualquier estado, incluso después de cobrar. Es lo normal — muchas veces la factura la emites después.

Transferencia, Bizum, efectivo, datáfono: cuando te llegue el dinero, Marcar como cobrado. Es lo mismo que hace el webhook de Stripe, solo que a mano.

Recordatorios de pago

Si un pago sigue pendiente pasada la fecha de vencimiento, Alchely lo reclama por ti.

Tres límites, siempre

• Máximo 3 por pago. A partir de ahí el seguimiento es tuyo.
• Uno al día como mucho, aunque el envío se reintente.
• Ninguno si el pago está cobrado o anulado. Reclamar dinero ya pagado es lo peor que puede hacer esta función, así que está impedido en varios sitios a la vez.

Si un pago no tiene fecha de vencimiento, la cuenta empieza el día que lo enviaste. En el detalle del pago, Enviar recordatorio manda uno ahora — cuenta dentro de los mismos 3. Para desactivarlos: Pagos → ⚙ Ajustes → Recordatorios; el botón manual sigue funcionando.

Email, WhatsApp o los dos

Pagos → ⚙ Ajustes → Notificaciones

En la solicitud de pago y en los recordatorios eliges cómo le llega al paciente:

• Email Solo por correo, aunque tenga WhatsApp activado.
• WhatsApp Por defecto Por WhatsApp a quien lo haya activado; por correo a los demás.
• Ambos Por correo a todos, y además por WhatsApp a quien lo haya activado.

• Con Ambos, un recordatorio sigue siendo uno: cuenta una sola vez dentro de los 3.
• El aviso de un pago cobrado o anulado va siempre por correo: no existe mensaje de WhatsApp para eso.
• Si WhatsApp falla, sale el correo. Y si el despliegue no puede enviar una notificación por WhatsApp, esa fila indica «por email» y lo que tuvieras elegido se conserva para cuando pueda.

Lo activa el paciente, no tú

En su portal → Inicio → Recordatorios por WhatsApp. Ahí pone su número con prefijo internacional (+34…) y lo activa. Es un único interruptor para todo lo que Alchely le avisa: si también usas Agendar, los avisos de sus sesiones viajan con el mismo permiso. Lo pide una vez, no una por herramienta.

No lo puedes activar tú por él, ni aunque tengas su móvil en la ficha, por dos motivos: el consentimiento lo da la persona, no un tercero por ella; y Meta exige consentimiento explícito antes de cualquier mensaje de empresa. Puede desactivarlo cuando quiera, y no hace falta número para hacerlo.

El número de WhatsApp se guarda aparte del teléfono de contacto de la ficha. Ese es texto libre y suele estar en formato nacional; adivinar el prefijo sería adivinar a quién le llega un mensaje sobre el dinero de otra persona.

Dónde ves qué pasó

En el detalle del pago: cuántos recordatorios han salido, cuándo fue el último y por qué canal. Tú eliges qué canales se permiten, pero es el consentimiento del paciente el que decide si se usa WhatsApp, así que sin ese dato «no me llegó nada» no se puede investigar. Con Ambos figura WhatsApp si el mensaje de WhatsApp se entregó, y correo si no.

Si trabajas en un centro

Dentro de un centro conviven dos tipos de paciente, y cada uno se cobra por su lado:

• Los pacientes del centro se cobran a través del centro: con su cuenta de Stripe, su línea por defecto y su ajuste de recordatorios. Al enviar el pago, la pantalla lo dice: «El pago se cobrará en la cuenta de Stripe de [centro].»
• Tus pacientes propios siguen con lo tuyo: tu Stripe y tu configuración. Lo que ajustes en Pagos → ⚙ Ajustes se aplica solo a ellos.

El Stripe del centro lo conecta quien lo administra, desde Centro → Pagos, con el mismo flujo de Stripe descrito arriba. Mientras no esté conectado, un pago de un paciente del centro no puede llevar enlace: lo envías sin enlace, o pides a quien administra el centro que lo conecte. Nunca se desvía a tu cuenta personal.

Qué ve el paciente

Su portal → Pagos, visible solo si has adoptado la herramienta.

• Sus pagos pendientes, cobrados y anulados. Los borradores no: son tuyos hasta que los envíes.
• El botón de pago, solo mientras el pago está pendiente. Sobre uno ya cobrado sería una invitación a pagar dos veces.
• Ningún documento descargable. Si tu paciente necesita factura para su declaración o su seguro, se la das tú desde tu programa de facturación.

Qué se envía, y a quién

Por WhatsApp, solo a los pacientes que lo han aceptado desde su portal (ver Email, WhatsApp o los dos). Ninguna nota, ningún análisis y ningún contenido clínico sale de Alchely en ninguno de estos casos.

Resolución de problemas