Agendar

Antes de empezar

Agendar es una herramienta del marketplace. Para activarla necesitas una suscripción Plus y adoptarla desde Marketplace → Agendar → Adoptar.

Al adoptarla aparece Agendar en el menú lateral, y su icono en la barra de herramientas de la página de inicio y de la ficha de cada paciente.

Configuración general

Agendar → Configuración de Agendar → pestaña Horario

Zona horaria

Todo lo que ves y todo lo que se envía por correo se muestra en esta zona horaria, no en la del navegador de quien lo lee. Es la referencia única de la consulta. Hay un atajo, «Usar mi zona horaria actual», que toma la del navegador — compruébala si viajas: cambiarla desplaza cómo se leen las sesiones ya reservadas.

Duración por defecto de la sesión

En minutos. Determina el tamaño de los huecos que se ofrecen al reservar.

Disponibilidad semanal

Configuración de Agendar → pestaña Horario → Disponibilidad semanal

Define, para cada día, las franjas en las que trabajas. Un día puede tener varias — por ejemplo mañana y tarde con una pausa entre medias.

• Añadir franja crea una nueva en ese día.
• Activa permite desactivar una franja sin borrarla, útil para una semana concreta.
• Pulsa Guardar disponibilidad al terminar. Si sales sin guardar, la página avisa.

Dos reglas que el sistema rechaza al guardar

Espacios presenciales

Configuración de Agendar → pestaña Espacios

Solo necesarios si atiendes en persona. Cada espacio tiene nombre, dirección y notas; la dirección y las notas aparecen en el correo de confirmación del paciente, así que sirven para indicaciones como el piso o el timbre.

Al reservar una sesión presencial hay que elegir un espacio: es lo que el paciente recibe como lugar de la cita. Puedes eliminar un espacio salvo que tenga sesiones futuras reservadas — en ese caso el sistema lo impide y lo dice. Las sesiones ya pasadas conservan su registro aunque el espacio desaparezca.

Conectar Zoom

Configuración de Agendar → pestaña Integraciones → Zoom → Conectar

1. Pulsa Conectar. Se abre la pantalla de permisos de Zoom.
2. Inicia sesión en Zoom si no lo estabas y autoriza el acceso.
3. Vuelves a Alchely automáticamente. La integración pasa a Conectado.

A partir de ahí, al reservar una sesión online puedes elegir Zoom y el enlace se crea solo. Aparece en la sesión y en el correo de confirmación de todos los asistentes.

Qué permisos concede

Únicamente crear reuniones en tu cuenta. Alchely no lee tus reuniones existentes, ni tus grabaciones, ni tus contactos, ni la configuración de tu cuenta. Lo único que se envía a Zoom al crear una reunión es la fecha, la hora, la duración y un título con los participantes: ninguna nota clínica, ningún análisis y ningún dato de sesión.

Qué se guarda

Las credenciales que Zoom devuelve, cifradas. No se muestran en ninguna pantalla ni se envían nunca al navegador. Al desconectar se revocan en Zoom y se borran.

Conectar Google (Meet + Calendar)

Configuración de Agendar → pestaña Integraciones → Google → Conectar

Un solo permiso cubre las dos cosas: los enlaces de Google Meet y la sincronización con tu calendario.

1. Pulsa Conectar y elige tu cuenta de Google.
2. Acepta los permisos de calendario.
3. Vuelves a Alchely. La integración pasa a Conectado.

Con Google conectado

• Las sesiones online pueden usar Google Meet, y el enlace se genera con el evento.
• Cada sesión reservada aparece en tu calendario, con el paciente invitado.
• Reprogramar actualiza el mismo evento en lugar de crear uno nuevo.
• Cancelar elimina el evento.
• El paciente recibe la invitación de Google, así que Alchely no le adjunta además un archivo de calendario. Tú lo recibes siempre, conectes o no el calendario.

Elegir plataforma al reservar

Al reservar una sesión online tienes que elegir una plataforma conectada. Si no eliges ninguna, la sesión no podrá llevar enlace y no hay forma de añadirlo después: por eso el botón de confirmar permanece deshabilitado hasta que selecciones una.

Si no tienes ninguna plataforma conectada, la reserva sí se permite — Alchely te lo advierte y enlaza a esta pantalla — porque puede que compartas el enlace por tu cuenta. Una plataforma no conectada aparece en la lista marcada como «No conectado», en gris, en lugar de esconderse: así se ve qué falta por configurar.

Reserva por el paciente

Configuración de Agendar → pestaña Horario → Reserva por el paciente

Con la opción activada, tus pacientes ven tus huecos libres en su portal y pueden reservar ellos mismos.

• Tu disponibilidad sigue siendo privada: el paciente solo ve huecos libres, nunca con quién estás ocupado ni por qué.
• La sesión se crea con tu plataforma conectada, sin que el paciente elija: si tienes Google se usa Meet; si solo tienes Zoom, Zoom; si no tienes ninguna, la sesión queda como presencial.
• Un paciente solo puede reservar contigo, su terapeuta.
• Nunca puede reservar una sesión de pareja: eso compromete a la otra persona, y es una decisión tuya.

Desconectar una integración

Configuración de Agendar → pestaña Integraciones → Desconectar

Al pulsar Desconectar, Alchely hace dos cosas, en este orden:

1. Revoca el token en la plataforma. Le pide a Zoom (o a Google) que invalide el permiso que le diste. A partir de ese momento Alchely ya no puede usarlo aunque quisiera.
2. Borra las credenciales guardadas, incluido el token de actualización.

• Las sesiones ya reservadas conservan su enlace y siguen funcionando: la reunión vive en Zoom o en Google, no en Alchely.
• Las sesiones nuevas dejan de generar enlaces de esa plataforma hasta que vuelvas a conectar.
• Desconectar funciona siempre, incluso si la plataforma no responde: si no contesta, las credenciales se borran igualmente y el permiso caduca por su cuenta.

Quitarla también desde la plataforma

• Zoom: entra en marketplace.zoom.us → Manage → Added Apps → Alchely → Remove.
• Google: entra en myaccount.google.com/permissions, busca Alchely y pulsa Eliminar acceso.
• Si quitas la aplicación desde Zoom sin pasar por Alchely, Zoom nos avisa y Alchely borra sola las credenciales guardadas.

Retirar el acceso no borra nada de lo que ya está en Alchely: tus sesiones, espacios y disponibilidad siguen ahí. Para borrar tus datos, usa Configuración → Datos y privacidad.

Qué se envía por correo, y a quién

Cada reserva, cambio de hora y cancelación genera un correo por persona: uno para ti y uno para cada paciente. Nunca van juntos en el mismo mensaje, para que nadie vea la dirección de nadie. En una sesión de pareja salen tres correos.

Los correos llevan solo la logística — fecha, hora con su zona, duración, y el enlace o el espacio. Nunca notas, análisis ni ningún otro contenido clínico.

Resolución de problemas