Agendar

Antes de empezar

Agendar es una herramienta del marketplace. Para activarla necesitas una suscripción Plus y adoptarla desde Marketplace → Agendar → Adoptar.

Al adoptarla aparece Agendar en el menú lateral, y su icono en la barra de herramientas de la página de inicio y de la ficha de cada paciente.

Configuración general

Agendar → Configuración de Agendar → pestaña Horario

Zona horaria

Todo lo que ves y todo lo que se envía por correo se muestra en esta zona horaria, no en la del navegador de quien lo lee. Es la referencia única de la consulta. Hay un atajo, «Usar mi zona horaria actual», que toma la del navegador — compruébala si viajas: cambiarla desplaza cómo se leen las sesiones ya reservadas.

Duración por defecto de la sesión

En minutos. Determina el tamaño de los huecos que se ofrecen al reservar.

Disponibilidad semanal

Configuración de Agendar → pestaña Horario → Disponibilidad semanal

Define, para cada día, las franjas en las que trabajas. Un día puede tener varias — por ejemplo mañana y tarde con una pausa entre medias.

• Añadir franja crea una nueva en ese día.
• Activa permite desactivar una franja sin borrarla, útil para una semana concreta.
• Pulsa Guardar disponibilidad al terminar. Si sales sin guardar, la página avisa.

Dos reglas que el sistema rechaza al guardar

Espacios presenciales

Configuración de Agendar → pestaña Espacios

Solo necesarios si atiendes en persona. Cada espacio tiene nombre, dirección y notas; la dirección y las notas aparecen en el correo de confirmación del paciente, así que sirven para indicaciones como el piso o el timbre.

Al reservar una sesión presencial hay que elegir un espacio: es lo que el paciente recibe como lugar de la cita. Puedes eliminar un espacio salvo que tenga sesiones futuras reservadas — en ese caso el sistema lo impide y lo dice. Las sesiones ya pasadas conservan su registro aunque el espacio desaparezca.

Conectar Zoom

Configuración de Agendar → pestaña Integraciones → Zoom → Conectar

1. Pulsa Conectar. Se abre la pantalla de permisos de Zoom.
2. Inicia sesión en Zoom si no lo estabas y autoriza el acceso.
3. Vuelves a Alchely automáticamente. La integración pasa a Conectado.

A partir de ahí, al reservar una sesión online puedes elegir Zoom y el enlace se crea solo. Aparece en la sesión y en el correo de confirmación de todos los asistentes.

Qué permisos concede

Únicamente crear reuniones en tu cuenta. Alchely no lee tus reuniones existentes, ni tus grabaciones, ni tus contactos, ni la configuración de tu cuenta. Lo único que se envía a Zoom al crear una reunión es la fecha, la hora, la duración y un título con los participantes —en una sesión de grupo, sin nombres—: ninguna nota clínica, ningún análisis y ningún dato de sesión.

Qué se guarda

Las credenciales que Zoom devuelve, cifradas. No se muestran en ninguna pantalla ni se envían nunca al navegador. Al desconectar se revocan en Zoom y se borran.

Conectar Google (Meet + Calendar)

Configuración de Agendar → pestaña Integraciones → Google → Conectar

Un solo permiso cubre las dos cosas: los enlaces de Google Meet y la sincronización con tu calendario.

1. Pulsa Conectar y elige tu cuenta de Google.
2. Acepta los permisos de calendario.
3. Vuelves a Alchely. La integración pasa a Conectado.

Con Google conectado

• Las sesiones online pueden usar Google Meet, y el enlace se genera con el evento.
• Cada sesión reservada aparece en tu calendario, con el paciente invitado. En una sesión de grupo los miembros no se invitan al evento — ver Sesiones de pareja y de grupo.
• Reprogramar actualiza el mismo evento en lugar de crear uno nuevo.
• Cancelar elimina el evento.
• El paciente recibe la invitación de Google, así que Alchely no le adjunta además un archivo de calendario. Tú lo recibes siempre, conectes o no el calendario.

Conectar Microsoft Teams Beta

Configuración de Agendar → pestaña Integraciones → Microsoft 365 (Teams + Outlook) → Conectar

Para quien lleva la consulta en Microsoft 365. Hace falta una cuenta profesional o educativa: las cuentas personales de Microsoft (outlook.com, Teams gratuito) no pueden crear reuniones de Teams, y Microsoft las rechaza al iniciar sesión.

1. Pulsa Conectar e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365.
2. Acepta los permisos de calendario y de reuniones.
3. Vuelves a Alchely. La integración pasa a Conectado.

Con Teams conectado

• Las sesiones online pueden usar Microsoft Teams: al reservar, Alchely crea un evento en tu calendario de Outlook con su reunión de Teams, y el paciente queda invitado.
• El enlace de Teams va en la sesión, en cada correo y recordatorio —también por WhatsApp— y en el portal del paciente.
• Reprogramar mueve el evento de Outlook, y cancelar lo borra.
• Si un paciente reserva desde su portal y Teams es tu única plataforma externa conectada, su sesión sale por Teams.

La transcripción, como borrador de sesión

Con Memoria aumentada, Alchely puede recoger la transcripción de cada sesión de Teams al terminar y guardarla como borrador de la sesión, igual que el resumen de Zoom o la transcripción de Meet. Es un paso aparte, Activar la importación de transcripciones, porque pide más que crear enlaces:

• Microsoft 365 Business Standard o superior.
• Que la directiva de reuniones de Teams permita la transcripción.
• Que el administrador de tu organización apruebe que Alchely lea transcripciones. Si administras tu propio Microsoft 365, lo apruebas tú al activarlo.
• Iniciar la transcripción en cada sesión (Más → Grabar y transcribir → Iniciar transcripción), o dejarla activa por defecto en las opciones de la reunión.

Si tu administrador aún no lo ha aprobado, puedes seguir creando enlaces de Teams sin la transcripción. Y como con Zoom y Meet, sin el consentimiento de IA de todos los participantes la transcripción no se guarda, y Alchely te lo dice.

Elegir plataforma al reservar

Al reservar una sesión online tienes que elegir una plataforma conectada. Si no eliges ninguna, la sesión no podrá llevar enlace y no hay forma de añadirlo después: por eso el botón de confirmar permanece deshabilitado hasta que selecciones una.

Si no tienes ninguna plataforma conectada, la reserva sí se permite — Alchely te lo advierte y enlaza a esta pantalla — porque puede que compartas el enlace por tu cuenta. Una plataforma no conectada aparece en la lista marcada como «No conectado», en gris, en lugar de esconderse: así se ve qué falta por configurar.

El nombre de la cita

Al reservar, el campo Nombre de la cita llega relleno —Sesión con Ana Ruiz— y lo puedes cambiar siempre. Lo único que no admite es quedarse vacío: «Ponle un nombre a la cita.»

Los correos de Agendar empiezan por ese nombre, en el cuerpo del mensaje. El asunto no lo lleva nunca: solo la fecha y la hora (ver Qué se envía, y a quién).

Sesiones de pareja y de grupo

En el buscador de la reserva aparecen tus pacientes, tus parejas y tus grupos, cada uno con su marca. También puedes reservar desde la ficha de la pareja o del grupo, con Agendar en su barra de herramientas: la reserva ya sale a su nombre.

Una sesión de pareja o de grupo se reserva una sola vez, y Agendar se ocupa de cada persona por separado: cada una recibe su correo de confirmación, su invitación de calendario y el enlace de la sesión.

Lo que cambia en un grupo

Los miembros de un grupo asisten juntos, pero Alchely no es quien los presenta. Por eso nada de lo que reciben dice quién más va:

• El evento del calendario no nombra a nadie: se titula Terapia de grupo - Ada Lovelace. El título de la reunión de Zoom o de Meet, tampoco.
• Los miembros no se invitan al evento de Google. Un evento enseña su lista de invitados a cada invitado, así que cada miembro recibe su invitación como archivo de calendario en su propio correo. Tú sigues teniendo el evento en tu calendario.
• Su correo dice Sesión de grupo, no el nombre que le pusiste a la cita — que por defecto lleva los nombres de los miembros.

Reserva por el paciente

Configuración de Agendar → pestaña Horario → Reserva por el paciente

Con la opción activada, tus pacientes ven tus huecos libres en su portal y pueden reservar ellos mismos.

• Tu disponibilidad sigue siendo privada: el paciente solo ve huecos libres, nunca con quién estás ocupado ni por qué.
• La sesión se crea con tu plataforma conectada, sin que el paciente elija: si tienes Google se usa Meet; si solo tienes Zoom, Zoom; si no tienes ninguna, la sesión queda como presencial.
• Un paciente solo puede reservar contigo, su terapeuta.
• Nunca puede reservar una sesión de pareja ni de grupo: eso compromete a otras personas, y es una decisión tuya.

Cambiar una sesión de hora

Agendar → la sesión → el icono de reloj

Cada sesión futura lleva un botón para reprogramarla, tanto en la lista como en la vista semanal. Las canceladas y las ya celebradas no: no queda nada que mover.

1. Pulsa el icono. El diálogo se abre en el día en el que ya está la sesión, con su hora actual escrita arriba — la rejilla no puede mostrarla, porque ese hueco no se ofrece mientras esta sesión lo ocupa.
2. Elige día y uno de los huecos libres. Solo aparecen los que caen dentro de tu disponibilidad semanal, igual que al reservar.
3. Pulsa Mover sesión.

Si la sesión está en un día ya pasado, o en un día de la semana que ya no trabajas, el diálogo se abre en el siguiente día con disponibilidad en lugar de en una rejilla vacía.

Solo cambia la hora

Con quién es la sesión, si es online o presencial, la plataforma y el espacio se quedan como estaban al reservarla. Esos campos no se ofrecen aquí porque cambiarlos no es lo que hace reprogramar: para otro paciente u otro lugar, cancela y vuelve a reservar.

Qué pasa al guardar

• Se avisa a las dos partes de la nueva hora, un mensaje por persona y cada paciente por el canal que hayas elegido, como en el resto de avisos de Agendar. En una sesión de pareja salen tres; en una de grupo, uno por miembro más el tuyo.
• El evento del calendario se actualiza en su sitio si tienes Google conectado — se mueve el mismo evento, no aparece uno duplicado, y la invitación se actualiza para todos.
• El enlace de la reunión no cambia. La sala de Zoom o de Meet sigue siendo la que ya compartiste.
• El recordatorio que ya hubiera salido deja de contar. Hablaba de una hora que ya no es la buena, así que la nueva hora genera el suyo.
• La vista sigue a la sesión hasta su nuevo día, que muchas veces no es el que tienes en pantalla.

Si el hueco se ocupa entre que abres el diálogo y confirmas, la pantalla dice que esa hora ya no está disponible y no se mueve nada: elige otro y confirma de nuevo.

Recordatorios de sesión

Configuración de Agendar → pestaña Horario → Recordatorios de sesión

Alchely puede enviar un recordatorio antes de cada sesión agendada, para que nadie llegue tarde por haberla olvidado.

Está desactivado hasta que lo actives. Un aviso que le llega a tu paciente es una decisión tuya, así que nadie empieza a recibirlos sin que lo pidas.

Cómo configurarlo

1. Marca Enviar un recordatorio antes de cada sesión. El resto de opciones aparece solo entonces.
2. Elige con cuánta antelación: desde una hora hasta una semana antes. Lo habitual es 24 horas — llega el día antes, con tiempo para que te avise si no puede.
3. Elige quién lo recibe: tu paciente, tú, o los dos. Cada uno recibe su propio mensaje, nunca uno compartido.
4. Elige cómo lo recibe tu paciente: Email, WhatsApp o Ambos (ver Por WhatsApp, si tu paciente lo pide). Tu copia va siempre por correo.

Aquí no hay botón de guardar: cada opción se guarda al marcarla, como la zona horaria y la duración de arriba. Si activas los recordatorios y no marcas a nadie, no se envía nada — la pantalla te lo dice en lugar de dejarlo en silencio.

Qué tienes que saber

• Se envía uno por sesión. Aunque el envío se reintente, nadie recibe dos copias de lo mismo.
• Si reprogramas, se envía otro. El que ya salió hablaba de una hora que ya no es la buena, así que la nueva hora tiene el suyo.
• Si cancelas, no se envía ninguno. Recordar una sesión que no va a ocurrir es peor que no recordar nada.
• Una sesión que ya ha empezado no genera recordatorio. Llegaría tarde para servir de algo.
• Sesiones de pareja y de grupo: cada miembro recibe el suyo, como en el resto de avisos de Agendar.
• Con Ambos sigue siendo un recordatorio. Sale una vez por sesión, por los dos canales a la vez.
• El asunto, igual que el de los demás correos, no nombra a nadie: solo lleva la fecha y la hora.
• El recordatorio lleva la fecha, la hora con su zona, la duración y el enlace o el espacio. Nunca notas, análisis ni nada más de la sesión.

Por WhatsApp, si tu paciente lo pide

Configuración de Agendar → pestaña Notificaciones

En cada notificación de Agendar —la de reserva, la de cambio de hora o cancelación, y el recordatorio— eliges cómo le llega a tu paciente. Tu copia va siempre por correo.

• Email Solo por correo, aunque tenga WhatsApp activado.
• WhatsApp Por defecto Por WhatsApp a quien lo haya activado; por correo a los demás.
• Ambos Por correo a todos, y además por WhatsApp a quien lo haya activado.

La opción solo aparece si el despliegue puede enviar esa notificación por WhatsApp. Si no puede, la fila indica «por email» y todo sale por correo; lo que tuvieras elegido se conserva para cuando pueda. Debajo de cada fila, una línea resume qué se envía, cuándo, a quién y por dónde.

Lo activa tu paciente, no tú

En su portal → Inicio → Recordatorios por WhatsApp, poniendo su número con prefijo internacional (+34…). No puedes activarlo por él, ni aunque tengas su móvil en la ficha: Meta exige que el consentimiento lo dé la persona que recibe el mensaje, y un número apuntado en una ficha no es un consentimiento.

Es el mismo interruptor que el de los avisos de Pagos: quien ya lo tenga activado no tiene que hacer nada. Puede retirarlo cuando quiera, desde el mismo sitio.

Lo que conviene saber

• Llega desde el número de Alchely, no desde el tuyo, con tu nombre en el mensaje para que sepa de quién viene.
• El texto no lleva el enlace de la videollamada. Dice la hora y si es online o presencial, y el botón abre su portal, donde está el enlace vivo: un enlace pegado en un chat sobrevive a la sesión a la que pertenecía. En el recordatorio de una sesión en AlchelyMeeting, el botón puede abrir directamente la sala.
• La hora va en la zona horaria del paciente, igual que en los correos. Si está en otro país, lee su hora local y no la tuya.
• Tu copia sigue llegando por correo. Alchely no guarda un WhatsApp tuyo: pedírtelo pondría tu número personal delante de cada paciente que responda.
• En una sesión de pareja, cada miembro va por su lado. El consentimiento es de cada persona, así que uno puede recibirlo por WhatsApp y el otro por correo.
• Si WhatsApp falla, sale el correo. Nadie se queda sin aviso porque un mensaje no haya podido entregarse.
• Con Email, quien no tenga correo en su ficha no recibe nada, aunque tenga WhatsApp activado. Completa su ficha, o elige WhatsApp o Ambos.

Desconectar una integración

Configuración de Agendar → pestaña Integraciones → Desconectar

Al pulsar Desconectar, Alchely hace dos cosas, en este orden:

1. Revoca el token en la plataforma. Le pide a Zoom (o a Google) que invalide el permiso que le diste. Microsoft no ofrece esa revocación por aplicación, así que con Teams Alchely borra el permiso de su lado y te toca retirarlo en Microsoft (ver abajo). A partir de ese momento Alchely ya no puede usarlo aunque quisiera.
2. Borra las credenciales guardadas, incluido el token de actualización.

• Las sesiones ya reservadas conservan su enlace y siguen funcionando: la reunión vive en Zoom, Google o Microsoft, no en Alchely.
• Las sesiones nuevas dejan de generar enlaces de esa plataforma hasta que vuelvas a conectar.
• Desconectar funciona siempre, incluso si la plataforma no responde: si no contesta, las credenciales se borran igualmente y el permiso caduca por su cuenta.

Quitarla también desde la plataforma

• Zoom: entra en marketplace.zoom.us → Manage → Added Apps → Alchely → Remove.
• Google: entra en myaccount.google.com/permissions, busca Alchely y pulsa Eliminar acceso.
• Microsoft: entra en myapps.microsoft.com, busca Alchely y quita su acceso.
• Si quitas la aplicación desde Zoom sin pasar por Alchely, Zoom nos avisa y Alchely borra sola las credenciales guardadas.

Retirar el acceso no borra nada de lo que ya está en Alchely: tus sesiones, espacios y disponibilidad siguen ahí. Para borrar tus datos, usa Configuración → Datos y privacidad.

Qué se envía, y a quién

Cada reserva, cambio de hora, cancelación y recordatorio genera un mensaje por persona: uno para ti y uno para cada paciente. Nunca van juntos en el mismo mensaje, para que nadie vea la dirección de nadie. En una sesión de pareja salen tres; en una de grupo, uno por miembro más el tuyo.

El cuerpo empieza por el nombre de la cita. En una sesión de grupo, los miembros leen Sesión de grupo en su lugar.

Cada notificación llega solo a quien hayas elegido para ella —tu paciente, tú, o los dos—, y el recordatorio además solo si lo has activado (ver Recordatorios de sesión).

Tu copia va siempre por correo. La de tu paciente va por el canal que hayas elegido en esa notificación: por correo, por WhatsApp a quien lo haya aceptado desde su portal, o por los dos. A quien WhatsApp no alcanza le llega el correo (ver Por WhatsApp).

La hora, en la zona de quien lee

Cada correo se escribe en la zona horaria de su destinatario, no en la tuya: la fecha, la hora y hasta el asunto se calculan por persona. No es un detalle cosmético — una sesión a las 00:30 en Madrid cae la tarde anterior en Ciudad de México, y dar por buena una sola referencia es cómo se pierde una cita que parecía bien reservada.

Cuando las dos zonas no coinciden en ese instante, el correo añade una línea con la hora de la otra persona, diciendo de quién es. Si coinciden, la línea no aparece: se compara el desfase real en la fecha de la sesión, así que Madrid y París no dicen nada y Phoenix y Los Ángeles solo hablan en invierno.

Los mensajes llevan solo la logística — fecha, hora con su zona, duración, y el enlace o el espacio. Nunca notas, análisis ni ningún otro contenido clínico.

Resolución de problemas